Kommunikation ist das Fieberthermometer jeder Organisation. Sie können sich also gar nicht intensiv genug darum kümmern, dass die Kommunikation in Ihrem Unternehmen "rundläuft".... Denn nur mit gelingender Kommunikation arbeiten Sie effektiv und produktiv zusammen.
Was bedeutet das nun in Bezug auf Homeoffice und Remote Work?
Damit die räumlich verteilte Arbeit richtig gut funktioniert, müssen Sie ein gutes und stabiles Fundament legen. Diese Fundament heißt: Asynchrone Kommunikation!
Nur mit einer reibungslos funktionierenden asynchronen Kommunikation können Sie und Ihre Teams auf Distanz effektiv zusammenarbeiten.
Asynchrone Kommunikation bringt Ihnen fünf ganz fantastische Vorteile.
Und zwei Herausforderungen, die Sie gut meistern können!
Aber lesen Sie selbst...
Was bedeutet "asynchrone Kommunikation"?
Synchrone Kommunikation findet dann statt, wenn alle Teilnehmenden zur selben Zeit verfügbar sind, wie bei einem Meeting oder bei einem Telefonat.
Asynchrone Kommunikation bedeutet, dass Sie Nachrichten senden oder empfangen, ohne eine sofortige Antworten zu bekommen. Der Empfänger antwortet zu einem anderen (späteren) Zeitpunkt. So ist es z.B. bei einer Videobotschaft oder einer Textnachricht.
Mit asynchroner Kommunikation ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitenden, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus in Kontakt miteinander zu treten. Und zudem - egal von wo aus - auf alle notwendigen Unternehmensinformationen zuzugreifen.
Die fünf größten Vorteile asynchroner Kommunikation
Asynchrone Kommunikation bietet zahlreiche Vorteile, die Ihre hybride Arbeitsumgebung verbessern können.
Hier sind die wichtigsten fünf Vorteile:
- Weniger Meetings: Sehr viele Meetings werden durch asynchrone Kommunikation ersetzt und sind damit schlicht nicht mehr notwendig. (Ausnahme: Alle Meetings, die emotionale oder hochkomplexe Fragen behandeln)
- Weniger Ablenkung: Sie und Ihre Mitarbeitenden werden nicht dauernd aus der Arbeit herausgerissen, weil ein Kollege vorbeikommt oder anruft. Sie können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren.
- Verbesserte Dokumentation: Da nahezu alle Kommunikationen schriftlich festgehalten wird, sind Informationen und Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar.
- Mehr Wissenstransfer: Durch gut strukturierte Chat-Gruppen könnt alle von den Fragen und Antworten der anderen lernen. Wenn einzelne Personen Ihr Unternehmen verlassen, sind Ihre Kenntnisse für die Nachfolgenden einsehbar.
- Vergrößerter Talentpool: Asynchrone Kommunikation ermöglicht Ihnen, mit Talenten oder Experten zusammenzuarbeiten, auch wenn diese "sonstwo" wohnen.
So wird hybride Arbeit nicht nur praktikabel, sondern auch äußerst effektiv!
Wie können Sie das in Ihren Betriebsalltag umsetzen?
Nutzen Sie die passenden Technologien
Eine gut funktionierende, asynchrone Kommunikation ist das Fundament, auf dem Ihr Unternehmen im Zeitalter der hybriden Zusammenarbeit ruht.
Diese digitalen Grundfunktionen sollten Sie dabei mindestens abbilden:
- Instant Messenger (Teams Chat, Projekt-Channel, Slack, etc): Für die interne Kommunikation und den Austausch von Informationen in Echtzeit.
- Projektmanagement-Software (Jira, Asana, Trello, Monday etc): Zur Planung, Überwachung und Verwaltung von Projekten, um die Aufgabenverteilung zu optimieren.
- Wissensdatenbank bzw Unternehmens-Wiki (Confluence, One Drive, Zendesk etc.): Nutzen Sie Wissensdatenbanken, damit weniger wertvolles Wissen Ihr Unternehmen verlässt, sobald einzelne Mitarbeitende kündigen oder sich in den Ruhestand verabschieden.
- Videokonferenzen (Zoom, Microsoft Teams, Webex, Edudip): Für virtuelle Besprechungen, um den persönlichen Kontakt aufrechtzuerhalten, auch wenn man sich an unterschiedlichen Standorten befindet.
- Digitale Whiteboards (Conceptboard, MIro, Mural etc): Für alle kreativen Vorgänge wie Brainstorming, Designprozesse,, Strategie- und Geschäftsprozessplanung, Produktentwicklung, Marketing-Pläne)
Setzen Sie Leitplanken für Ihr Unternehmen
Um asynchrone Kommunikation wirksam zu gestalten, legen Sie klare Regeln fest, die unternehmensweit gelten.
Lassen Sie sich von Ihren internen (und externen) Spezialisten beraten, welche Kommunikationskanäle Sie für welche Anlässe nutzen. Sorgen Sie dafür, dass diese Kanäle konsistent genutzt werden.
Damit haben Sie auch ein Mittel an der Hand, die allgegenwärtige E-Mail-Fluten einzudämmen: So weit wie möglich sollten Sie und Ihre Mitarbeitenden auf interne E-Mails verzichten und stattdessen die zur Verfügung gestellten Kanäle nutzen (Chat, Channel, Instant-Messenger, etc... s.o.)
Führen Sie für sämtliche Informationen eine sog. "Holpflicht" ein. Das definierte Ziel: Alle Informationen, die Ihre Leute brauchen, sollten in Ihrer Cloud verfügbar sein - und zudem leicht auffindbar.
Geben Sie vor, dass Meetings nur noch zur aktiven Zusammenarbeit stattfinde, und keinesfalls da zu da sind, lediglich Informationen weiterzugeben. Legen Sie fest, dass Meetings nur noch mit "Kamera an" stattfinden.
Bestimmen Sie, dass Teams sich regelmäßig treffen sollten, damit Zusammenhalt und Teamspirit lebendig bleiben. (Überlassen Sie den Teams die Entscheidung, wann und wie oft die Teamtage stattfinden)
Lassen Sie Ihre Teams Spielregeln entwickeln
Lassen Sie Ihre Teams sog Spielregeln für die hybride Zusammenarbeit erarbeiten.
Darin sollte jedes Team Erreichbarkeit und Antwortzeiten festlegen, die pro Kommunikationskanal gelten (Beispiel: Anrufe für alles, was wichtig und eilig ist - daher gilt: Immer sofort zurückrufen)
Zudem sollten Teams für sich festlegen, in welchem Turnus die verbindlichen Teamtage stattfinden.
Freuen Sie sich über eine verbesserte Dokumentation und mehr Wissenstransfer
Sitzen zwei oder mehr Kolleg:innen im Büro zusammen, werden viele offene Fragen im sog. "Tischgespräch" geklärt. Einer fragt: "Wer von euch weiß, wie/was ..." und die anderen antworten.
Findet das gleiche Gespräch im Team-Chat oder in einem Channel statt, wird die Antwort schriftlich gegeben. Damit ist sie automatisch für das ganze Team/Projektgruppe verfügbar. Und auch im Nachhinein kann jede:r auf das ausgetauschte Wissen zugreifen (zB über Hashtag-Suche oder andere Strukturierungsmerkmale)
Diese Art der Kommunikation unterstützt Teams außerdem dabei, ihre Gedanken und Ideen klar und strukturiert zu formulieren.
Der Nutzen liegt auf der Hand:
- Arbeitsergebnisse und Prozessfortschritte werden transparenter und leichter nachvollziehbar.
- Informationen können leichter nachverfolgt werden, da sie in den digitalen Kanälen erhalten bleiben.
Eine bessere Dokumentation findet bei asynchroner Kommunikation quasi von alleine statt
Mitarbeitende können also die gesammelten Informationen jederzeit abrufen.
So steigt der Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens erheblich.
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden regelmäßige Schulungen an
Bieten Sie Schulungen im Umgang mit den digitalen Tools an. Nur so können Ihre Mitarbeiter die Möglichkeiten dieser Werkzeuge vollständig ausschöpfen.
Achten Sie darauf, dass die erlernten Tools auch wirklich verwendet werden.
Bitten Sie die jüngeren Kollegen und Kolleginnen, den älteren zu helfen, falls diese mit speziellen Programmen oder Features nicht zurechtkommen und immer wieder an den technischen Neuerungen verzweifeln.
Die zwei größten Herausforderung bei asynchroner Kommunikation - und wie Sie sie bewältigen
Bei der asynchronen Kommunikation fallen im Gegensatz zum direkten, persönlichen Gespräch, die nonverbalen Botschaften (Mimik, Gestik, Stimmlage, Betonung). Die weitergeleiteten Informationen werden also "versachlicht" und damit auf die Faktenebene reduziert.
Das bedeutet:
- typischerweise werden weniger Kontext-Informationen transportiert
- meist fehlt die emotionale Ebene ganz oder teilweise
Aber keine Sorge! Sobald Sie sich dieser zwei Herausforderungen bewusst sind, können Sie konstruktiv damit umgehen:
- Machen Sie sich die Mühe, ein möglichst vollständiges Bild der Lage zu geben (Wieso, wozu... etc)
- Geben Sie Ihre Einschätzung mit an: Wie sehen Sie den transportierten Sachverhalt? Was sagen die anderen Beteiligten dazu?
Grundsätzlich gilt: Emotionale oder hochkomplexe Themen sollten Sie nach wie vor "im gleichen Raum, zur selben Zeit" besprechen.
Beherzigen Sie diese beiden Tipps! Damit vermeiden Sie (möglicherweise folgenschwere) Missverständnisse.
So führt asynchrone Kommunikation in Ihrem Unternehmen dazu, dass Sie alle reibungsfreier und effektiver zusammenarbeiten!
Fazit: Dazu sollten Sie asynchrone Kommunikation in Ihrem Unternehmen voranbringen
Je stärker Sie die asynchroner Kommunikation in Ihrem Unternehmen voranbringen, desto stärker steigern Sie die Effizienz Ihres Teams, reduzieren die Zahl Ihrer Meetings und beenden die E-Mail-Fluten.
Es erfordert einige Anpassungen - aber der Einsatz lohnt sich.
Machen Sie sich keine Sorgen, falls nicht alles gleich so klappt, wie geplant. Machen Sie sich nur Sorgen, wenn Ihre asynchrone Kommunikation einschläft!
Mit mir machen Sie hybride Arbeit.
Richtig.
Gut.