Je seltener sich Kollegen und Kolleginnen live begegnen, desto öfter kommunizieren sie digital, entweder schriftlich oder per Videokonferenz. Das führt schnell zu Missverständnissen. Es gibt "Verzerrungseffekte" die nicht immer beim nächsten Besuch an der Kaffeemaschine aufgelöst werden können.
Zugleich sind Missverständnisse der Boden, auf dem Konflikte gedeihen.
Damit Ihre Teams produktiv zusammenarbeiten, müssen Sie sich mit Ihren Teams also möglichst klar und präzise austauschen.
In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Missverständnisse vermeiden, damit Ihre Teams erfolgreich zusammenarbeiten, egal wer wo sitzt.
Kümmern Sie sich darum, dass aus Differenzen kein Streit entsteht!
Jedes Arbeitsumfeld bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich, egal ob im Büro oder Remote, resp. im Homeoffice.
So gibt es Situationen, die in fast allen Büros immer wieder zu Differenzen und oft auch zum Streit führen.
Alltag im Büro: Welche Situationen schnell zu Streit führen
Wer im Büro arbeitet, wird diese Konfliktsituationen in vielen Varianten kennen:
- Wer hat mal wieder nicht die Spülmaschine ausgeräumt?
- Wer lässt eigentlich dauernd seine Kaffeetassen und sonstigen Überreste im Besprechungsraum stehen?
- Wie stark stellen wir die Klimaanlage ein?
- Machen wir die Fenster auf - oder lassen wir sie zu?
- Muss der Kollege derart ins Telefon schreien? Die Kollegin so laut lachen?
- Wieso hat der Kollege mal wieder kein Deo benutzt? Die Kollegin zu viel billiges Parfüm aufgelegt?
Zusammenarbeit auf Distanz: Wieso zu wenig Kommunikation zum Streit führt
Dafür gibt es bei der Zusammenarbeit auf Distanz einen ganz wesentlichen Knackpunkt, den Sie kennen sollten, damit aus Differenzen kein Streit entsteht:
Zu wenig und zu schlechte Kommunikation!
- zu wenig Kommunikation - man lernt sich nicht wirklich kennen und kann nicht genügend Verständnis füreinander entwickeln
- es wird nur über das Fachliche geredet, das Menschliche bleibt auf der Strecke
- die Kollegen glauben, sich noch stärker "absichern" zu müssen - das erzeugt weiteres Misstrauen
Ihre Mitarbeitenden sichern sich intern ab, anstatt gemeinsam Kundenprobleme zu lösen?
Sobald Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeitenden anfangen, sich intern abzusichern - oder Sie selbst das tun - dann können Sie davon ausgehen, dass das Misstrauenslevel in Ihrer Firma schon recht hoch ist.
Dadurch wird eine ungute Dynamik in Gang gesetzt: Anstatt gemeinsam Kundenprobleme zu lösen, konzentrieren Sie und Ihre Mitarbeitenden darauf, dass man Ihnen intern nichts vorwerfen kann.
Insofern werde ich nicht müde, immer wieder zu betonen: Vertrauen ist die einzige Umgebung, in der Sie und Ihre Teams produktiv zusammenarbeiten.
Daher: Kümmern Sie sich um ein gutes Klima!
Wieso aus digitaler Kommunikation sehr leicht Missverständnisse entstehen - wenn Sie nicht gegensteuern
Sie sollten diese Quellen kennen: Damit Sie verhindern können, dass aus Differenzen Streit entsteht!
Wenn Sie nicht achtgeben, führen digitale Medien schnell zu Missverständnissen
Digitale bzw. asynchrone Kommunikation über technische Tools unterstützt eine eher sachbezogene Kommunikation. Oft kommen persönliche Befindlichkeiten dabei zu kurz.
Teammitglieder wollen schwierige Themen nicht "hochspielen" oder glauben, in diesem sachbezogenen Setting nicht mit dem "Emo-Kram nicht um die Ecke kommen" zu können.
Es gibt viele Chefs, die das durchaus begrüßen: "Toll, dass dieser ganzen Klimbim jetzt entfällt!"
Allerdings ist eben GENAU DAS häufig der Grund, warum Konflikte nicht frühzeitig erkannt werden.
Stattdessen gären diese kleinen Differenzen und Störgefühle vor sich hin - um irgendwann völlig unerwartet zu explodieren.
Dann wundern sich besagte Chefs - weil sie "das ja nicht ahnen" konnten.
Achten Sie auf die "Ent-Sinnlichung" durch asynchrone und digitale Kommunikation
Digitale bzw. asynchrone Kommunikation über technische Tools bedeutet, dass einige Sinneskanäle nicht angesprochen werden.
Daher ist es sinnvoll, eine Kommunikations-Matrix aufzustellen und diese für alle verbindlich umzusetzen.
GRAFIK
Zum Beispiel sollten in Channels, Chats und Messenger-Diensten tatsächlich nur sachbezogene Inhalte ausgetauscht werden - und das in möglichst präziser und eindeutiger Form.
Ironie und Sarkasmus sind hier fehl am Platze, weil sie unweigerlich zu (teils schwerwiegenden) Missverständnissen führen.
Je emotionaler und/oder komplexer ein Thema wird, desto mehr Sinneskanäle brauchen Sie, um sich konstruktiv darüber auszutauschen.
Für die "kleine Anwendung" reicht möglicherweise eine Videokonferenz, da Mimik und Stimmlage mittransportiert werden. Ist die Technik nicht im allerbesten Zustand, kann es hier im wahrsten Wortsinn zu Verzerrungen kommen. Auf dem Laptop sind zudem die Kacheln so klein, dass Mimik und Gestik nicht wirklich zur Geltung kommen.
Schaffen Sie interne E-Mails ab: Weil mit Mailings aus der Mücke schnell ein Elefant wird
Es gibt viele gute Gründe, auf interne Mailings weitestgehend zu verzichten (Wissenscontainer, spätere Auffindbarkeit erschwert)
LINK
Hier kommt ein weiterer Grund, warum ich meinen Kunden rate, interne E-Mails abzuschaffen - oder immerhin drastisch zu begrenzen:
Ein Kollege versucht, etwas per Mail zu regeln. Wenn dann keine Reaktion kommt, wird einfach der Verteiler vergrößert, um den Druck zu erhöhen. Mit wenigen Klicks ist die halbe Abteilung in CC, im Zweifel auch noch der halbe Vorstand.
Dadurch wird das ursprüngliche Problem nicht gelöst - sondern dramatisch verschlimmert.
- die Sachfrage wird verschleppt
- der Empfänger fühlt sich bloßgestellt (oder gar vorgeführt)
- immer wieder werden Sachfragen "hocheskaliert" bis zur Geschäftsführung (oder dem Vorstand)
Eine solche Konfliktausweitung schadet allen Beteiligten, reißt die Stimmung in den Keller - und frisst viel Arbeitszeit, die Sie ganz sicher lieber anders ausfüllen wollen.
Mein Tipp: Legen Sie in Ihren "Leitplanken für hybride Arbeit" fest, welche Anliegen (nicht) per E-Mail geklärt werden sollen - und was stattdessen zu tun ist.
Link: Leitplanken
Wie Sie Konflikte früh abfangen und verhindern, dass aus der räumlichen Distanz eine gefühlte Distanz wird
Sicher ist es auch eine Typfrage, wie sehr sich Mitarbeitende im Homeoffice zurückziehen und "einigeln". Die introvertierten Kollegen lassen möglicherweise seltener von sich hören und melden sich auch digital nicht so oft zu Wort, wie die extrovertierteren.
Auch wenn Sie ein gut eingespieltes Team sind, sollten Sie sich immer wieder diese Fragen stellen:
- Von wem habe ich in der letzten Zeit wenig mitbekommen?
- Woran könnte das liegen?
- Wie binde ich die betreffende Kollegin/Kollegen stärker ins Team ein?
- Ist womöglich jemand dabei, sich "auszuklinken"?
Stellen Sie sich einfach vor, dass Sie das "Echolot" Ihres Teams sind.
Arrangieren Sie bei einem der nächsten Teamtag ein Vier-Augen-Gespräch. Falls das nicht möglich ist, können Sie auch eine Videokonferenz mit dem betreffenden Kollegen oder der Kollegin einrichten - oder sich im Notfall auch per Telefon melden.
Am besten sprechen Sie ganz offen:
- "Ich möchte mit dir sprechen, weil ich das Gefühl habe, gerade nicht so viel von dir mitzubekommen"
- "Ich will mal wieder hören, wie es dir geht, damit wir den Draht zueinander nicht verlieren"
Möglicherweise fangen Sie damit einen Konflikt schon im Keim ab.
Falls alles "paletti" ist, hat das Gespräch dennoch eine positive Wirkung: Die angesprochene Person fühlt sich wahrgenommen und gesehen. Zudem haben Sie Ihre Verbindung gestärkt.
Machen Sie Herausforderungen besprechbar, indem Sie selber darüber sprechen
Wenn Sie ein Team leiten, tut es Ihren Mitarbeitenden gut, wenn Sie auch mal über eigene Unsicherheiten sprechen. Kein Mensch erwartet von Ihnen, dass Sie alles können oder wissen.
Teilen Sie zum Beispiel, welche Erfahrungen Sie in der neuen, hybriden Arbeitswelt machen. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, wie es ihnen damit ergeht. Oft kommen dabei Themen auf den Tisch, die zwar noch nicht das Zeug zu einem Konflikt haben, aber doch immerhin für einige Missstimmung im Team sorgen.
"Jetzt, wo sie danach fragen: Ja, ich ärgere mich schon immer wieder darüber, dass die Kollegies mit unterschiedlichen Vorlagen arbeiten. Ich muss dann alles angleiche - und das kostet meine Zeit und Nerven!"
Damit haben Sie ein Thema auf dem Tisch, dass Sie bearbeiten können - bevor der Unmut weitere Kreise zieht und zur Krise führt.
Reverse Mentoring
Sprechen Sie über Ihre eigenen Herausforderungen und bitten Sie die Kolleginnen und Kollegen um Hilfe. Zum Beispiel können Ihnen die jungen Digital Natives sicher ab und zu dabei helfen, die neuen Technologien zu bedienen, oder sich in den Verzweigungen der Sozialen Netzwerke zurechtzufinden.
Fahren Sie Ihre Sensoren aus, um Konflikte aufzuspüren, bevor sie aufbrechen
Gelegentlich werden Sie spüren, dass irgendwo ein Konfliktpotenzial schlummert - bearbeiten Sie es, noch bevor es ausbricht!
Der Kern eskalierter Konflikte liegt fast immer in emotionalen Themen, die die Sachebene überlagern. Im Idealfall lösen Sie diese Themen, bevor Sie eine unhandliche Größe einnehmen.
Aus Zeitdruck, oder weil ihre Kollegen fürchten, äußeren Ansprüchen und Erwartungen nicht zu genügen, entsteht in Ihrem Team womöglich ab und zu ein erheblicher "Druck auf dem Kessel"
Sind Ihre Mitarbeitenden es nicht gewohnt, offen über ihre Gefühle zu sprechen, verlagert sich der Druck eine Ebene tiefer. Dann geht es schnell nicht mehr nur um Termine und Standards. Sondern es werden persönliche Emotionen und Zuschreibungen aktiv. Diese emotionalen Themen überlagern dann die sachliche Diskussion.
Wenn Sie hingegen in einem Klima der Wertschätzung arbeiten, offen über eigene Fehler sprechen und andere loben, die das ebenfalls tun, entschärfen Sie eine solche Situation. Dabei hilft es ungemein, wenn Sie Ihre eigenen Unzulänglichkeiten preisgeben. Damit öffnen Sie anderen die Türe, das ebenso zu tun.
Das nimmt enorm viel Druck vom Kessel - bei allen!
Wie Sie alle einbeziehen - und damit für mehr Fairness in Ihren hybriden Teams sorgen
In hybriden Teams kann es passieren, dass sich Einzelne nicht mit einbezogen oder gar abgehängt fühlen. Oder dass Führungskräfte den Beitrag der Mitarbeitenden unterschiedlich einschätzen, je nachdem wie "präsent" die Mitarbeitenden in ihrer Wahrnehmung sind.
Daher ist es sinnvoll, nicht nur proaktiv auf die "Stilleren" zuzugehen. Sondern diejenigen, die nicht so gerne von sich aus reden, gezielt nach ihrer Meinung zu fragen. An wichtigen Stellen kann es auch sinnvoll sein, dass Sie nachdrücklich von jedem Teammitglied eine kurze Einschätzung einholen.
An Kommunikation aktiv beteiligt zu sein, stärkt die Teamzugehörigkeit. Das gilt umso mehr, wenn Ihre Teams hybrid zusammenarbeiten! Denn wenn Kommunikation nicht sowieso dauernd stattfindet, wird sie umso bedeutsamer.
Konflikten vorbeugen mit regelmäßigem Kontakt: Machen Sie regelmäßige Teamtage für alle - damit sich alle zugehörig fühlen, und keiner abgehängt wird!
Menschen, die zusammen arbeiten, sollten Sich ab und zu live begegnen. Nur dadurch entsteht wirklich das Gefühl, dass "alle am gleichen Stang ziehen".
Für Teams, die an gemeinsamen Projekten arbeiten, empfehle ich wöchentliche oder zweiwöchentliche Teamtage. Je nachdem auch zwei Tage/Woche.
Natürlich können Sie die Abstände auch größer wählen, dafür sollte dann aber auch umso mehr echte Begegnung stattfinden, damit sich die Kolleginnen und Kollegen möglichst vollständig miteinander austauschen.
Dazu gibt es sehr schöne Formate, die sich bestens dazu eignen, dass am Ende eines Teamtags jeder das Gefühl hat, mit allen gesprochen zu haben - ohne dass das tatsächlich der Fall sein muss.
Wrap-Up: So vermeiden Sie Missverständnisse im Team
- Führen Sie unbedingt verpflichtende Teamtage für alle ein - und schaffen Sie passende Anlässe, damit die Kollegen auch wirklich miteinander ins Gespräch kommen
- Dabei gilt: Lieber einmal zu viel treffen - und lieber zu viel miteinander reden als zu wenig!
- Reden Sie regelmäßig über Ihre gemeinsamen Interessen - denn ein starkes gemeinsames Ziel vor Augen zu haben, schweißt Sie und Ihre Mitstreiter viel enger zusammen
- Geben Sie Emotionen Raum, anstatt Konflikte zu unterbinden
- Zeigen Sie sich als Führungskraft mit Schwächen, anstatt ein Bild der Unfehlbarkeit zu transportieren. Das macht Sie nahbarer und vertrauenswürdiger.
Es mag Ihenn mühsam vorkommen, sich so intensiv um die interene Kommunikation in Ihrem Team zu kümmern.
Eine Sache verspreche ich Ihnen: Es lohnt sich in jedem Fall!
Sie werden belohnt mit reibungsfreier Arbeit. Nur mit Gruseln werden Sie sich an schlechtere Zeiten erinern, wo sich einzelne Teammitglieder nach einer Kette von Missverständnissen gegenseitig blockiert haben.
Freuen Sie sich: Diese Zeiten sind jetzt vobei!
Mit mir machen Sie hybride Arbeit.
Richtig.
Gut.