Sitzen Sie auch den ganzen Tag in Meetings? Ertrinken in E-Mail Fluten?
Freitag Nachmittag ist die Woche um - die Arbeit aber längst nicht getan?
Und Ihren Teams geht es ebenso?
Ändern Sie das. Jetzt!
Wer kennt sie nicht: Diese Meetings, in denen die Augen der Teilnehmer horizontal hin- und her huschen. Weil die Kollegen ihre E-Mails abarbeiten, während sie ein weiteres, unnötiges Meeting absitzen.
Überflüssige Meetings sind für deutsche Unternehmen ein Milliardengrab
Hätte jedes Meeting ein Preischild, würde es den meisten Chefs kalt den Rücken runter laufen.
Unnötige Meetings kosten ein Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitenden ganze 57 Millionen Euro im Jahr.
Das ist eine 57 mit sechs Nullen.
57.000.000 Euro!!!
Was man mit dem Geld alles machen könnte...
Ein Bruchteil davon würde reichen, die Digitalisierung in diesem Unternehmen so richtig voranzutreiben!
Was können Sie also tun, um überflüssige Meetings zu verhindern? Oder wenigstens dramatisch zu reduzieren?
Hack 1: Schädliche Glaubenssätze neu überschreiben
- "Wir dürfen keine Meetingeinladungen ablehen, das würde uns übel ausgelegt!"
- "Wer in vielen Meeting sitzt, beweist damit sein Commitment!"
- "Ohne Regelmeetings geht bei uns nichts voran!"
Diese und zahlreiche andere schädliche Glaubenssätze höre ich bei meinen Kunden. Und dieses Mindset steht den Teams massiv im Weg, wenn es darum geht, Meetings einfach NICHT zu besuchen. Oder weniger Meetings anzusetzen.
Deswegen braucht es "von ganz oben" eine Entscheidung. Die eine neue Richtung vorgibt.
Zum Beispiel könnte das Top-Management formulieren: "Wir wollen die Anzahl unserer Meetings dramatisch reduzieren. Wir setzen alles daran, damit das gelingt!"
Dabei darf es nicht beim Lippenbekenntnis bleiben: Das Management sollte diese neue Haltung praktizieren und vorleben, damit sie ihre Wirkung entfaltet.
Hack 2: Mehr asynchrone Kommunikation wagen
Eines ist klar: Informationen müssen fließen, Projektstände müssen allen Beteiligten jeweils aktuell zugänglich sein. Die Arbeit muss flutschen!
Aber wer sagt denn, dass man dazu unbedingt ein Meeting braucht?
Eine zentrale Plattform für alle, Channels, Chats und Tools sind in den meisten Unternehmen ausreichend vorhanden. Leider werden sie häufig nicht gut genutzt. Oft wissen Mitarbeitende noch nicht mal, welche Tools es überhaupt gibt und was die so alles können. Es ist ja auch schlicht keine Zeit da, sich mit all den Tools und Möglichkeiten auseinanderzusetzen.
Und warum ist keine Zeit da?
Ach ja: Weil Mitarbeitende und Chefs den ganzen Tag in Meetings sitzen - und E-Mails abarbeiten.
Das ist nicht wirklich lustig.
"Wir haben keine Zeit, die Axt zu schärfen. Wir sind vollauf damit beschäftigt, Bäume zu fällen!"
Hand auf´s Herz: So kommen wir auf keinen grünen Zweig!
Hack 3: Holschuld statt Bringschuld
Womit wir wieder bei der Digitalisierung wären: Eine zentrale Plattform hilft. Natürlich nur, wenn dort auch alle Projektstände und Vorgänge aktuell abrufbar sind.
Eine verbindliche und transparente Ablagestruktur ermöglicht es allen Beteiligten, sich die Informationen und Projektstände selbst zu holen. Statt dass man sie sich gegenseitig vortragen muss. Damit erübrigen sich auch die allermeisten internen E-Mails.
- Jetzt kann niemand mehr sagen: "Hab ich nicht gewusst -hat mir keiner gesagt!"
- Weil jeder in der Holschuld steht.
Meetings finden nur noch statt, wenn Sachverhalte so komplex sind, dass sie digital nicht abbildbar sind. Und das ist tatsächlich selten.
Her mit der neuen Meetingkultur!
Hack 4: Meeting-Inventur
Nutzen Sie sämtliche Tools zur asynchronen Zusammenarbeit. Klären Sie möglichst sämtliche Sachfragen, bevor Sie ein Meeting ansetzen oder besuchen.
- So können Sie einen Großteil Ihrer Meetings ersatzlos streichen.
- Weil Sie sie einfach nicht mehr brauchen.
Natürlich braucht es dafür eine gewissen Zeit, denn Gewohnheiten ändern sich nicht über Nacht. Hören Sie einfach nicht auf, Ihre Meetings zu hinterfragen und (ersatzlos) zu streichen. Immer wieder.
Nach dem Motto: Steter Tropfen höhlt den Stein.
Hack 5: agile Standup-Meetings
Als nächstes können Sie stundenlange Projekt-Reportings ersetzen durch agile Standup-Meetings.
In klassischen Linienorganisationen koordiniert der Chef die Arbeit. Und die Mitarbeitenden berichten an den (Team) Chef, wie der jeweilige Arbeitsstand ist.
Diese Prinzip sollten Sie vom Kopf auf die Füße stellen: Alle Projektbeteiligten treffen sich im STEHEN (damit es auch wirklich schnell geht) - typischerweise jeden Morgen. Und niemals länger als 20 Minuten.
Vorgesetzte, die sich für den aktuellen Projektstand interessieren, kommen nach Bedarf zu diesen kurzen Treffen dazu. So wissen sie sehr schnell und sehr genau, wo die einzelenen Teams stehen.
Bemerken, mit welchen Herausforderungen Teams zu kämpfen haben - und können ggf. unterstützen. Und Sie sehen, wessen Augen vor Begeisterung leuchten.
Wir brauchen eine neue Meetingkultur!
Hack 6: Weniger Teilnehmende & das "Gesetz der Füße"
Bei Amazon gibt es die 2-Pizzen Regelung, SAP hat “Meetings als Produktivitäts- und Effizienzkiller” dramatisch eingeschränkt. Damit die Leute wieder Zeit für ihre Arbeit haben.
Klar ist: In den meisten Meetings sitzen zu viele Teilnehmende.Zu viele Beschäftigte, die ihre Zeit nicht für ihre eigentliche Arbeit nutzen.
Zu viele Personen, die einen klitzekleinen Beitrag leisten - oder gar keinen - und ansonsten ihre Zeit totschlagen.
Und warum sitzen die da so lange? Weil es einfach unhöflich ist, ein Meeting zwischendrin zu verlassen.
Aber genau darum geht es:
- Jeder, der keinen Beitrag leistet, sollte entweder gar nicht erst eingeladen werden...
- ...oder das Meeting jederzeit - dezent - verlassen dürfen.
Wenn also klar ist: "Das bringt mich hier nicht weiter" kann man sich durchaus freundlich mit den Worten verabschieden: "Ich bin erreichbar, falls ihr mich braucht!" Oder eine kleine Notiz in den Chat schreiben. Und dann das Meeting verlassen.
Das ist das Gesetz der Füße: Gehen, wenn man nicht unbedingt gebraucht wird.
Das ist gut für alle: Mit weniger Beteiligten kommen Meetings schneller voran.
Und wer ein Meeting verlässt, das ihm oder ihr nichts bringt, kann seine Zeit sinnvoller nutzen. Zum Beispiel Kundenprobleme lösen.
Hack 7: Kein Meeting ohne Meetingregeln
- "Warum haben wir uns jetzt getroffen?
- Was ist heute das Thema?"
Das sind Fragen, die Meetingteilnehmende entweder tuscheln oder auch offen stellen. Nicht selten folgt dan eine Diskussion, welches Thema behandelt werden sollte - und welche Ergebnisse sich jeder aus dem Meeting erhofft.
Das ist weder effizient noch zielführend.
Damit das ein Ende findet, sollten Sie ein paar verbindliche Meetingregeln einführen.
- Es gibt mindestens ein Dutzend hilfreicher Meetingregeln.
- Von A wie "Agenda versenden" bis Z wie "Zielsetzung klären".
- Manche Regeln sind unverzichtbar, andere helfen optional.
Suchen Sie sich mit Ihren Teams die Meetingregeln aus, die am besten zu ihnen passen. Am besten machen Sie das gemeinsam mit Ihren Teams.
Und vor allem: Kümmern Sie sich darum, dass sich alle daran halten. Dauerhaft!
Fazit: So bekommen Sie weniger Meetings und bessere Ergebnisse
Ich werde immer wieder gefragt: Welches sind denn nun die "goldenen Meetingregeln"? Was hilft am besten?
Aber Sie sehen ja: Die Meetingregeln kommen erst im fünften Hack.
Denn Regeln alleine nutzen Ihnen nicht, wenn die Gundlage nicht stimmt.
Wenn das Mindset nicht passt. Wenn keine asynchrone Kommunikation stattfindet. Dort sollten Sie ansetzen!
Sind Sie bereit für eine neue Meetingkultur?
Los geht es bei "Hack 1" und "Hack 2"!