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Meetingkultur: Workshop "Weniger Meetings - bessere Ergebnisse" So klappt das bei meinem Kunden

Es gibt eine große Menge sehr hilfreicher Meeting-Regeln. Eine Regel nützlicher als die andere.

Der einzige Haken: Auch die besten Regeln nutzen kein bisschen, wenn Sie sich nicht daran halten.

„Warum sollten wir uns nicht daran halten? Das wäre doch dumm!“ sagen Sie jetzt?

„Sie werden sich nicht daran halten, das garantiere ich Ihnen“

„Doch, natürlich werden wir uns daran halten!“ protestieren Sie.

„Sie müssen zuerst ihr Mindset ändern. Nur dann halten Sie und Ihre Teams sich an die neuen Meeting-Regeln!“  

Workshop "Weniger Meetings, bessere Ergebnisse"


So ging auch mein Gespräch mit einem meiner Kunden los. Nach einer Stunde stand das Konzept. Drei Wochen später hielt ich den ersten Workshop, nach einer weiteren Woche den zweiten. Die Gruppe war konzentriert bei der Sache: Keiner, der zwischendurch das Handy checkt. Keine, die sich an der Kaffeetasse festhält und aus dem Fenster schaut.

Stattdessen 18 Augenpaare, die mir an den Lippen hängen. 4 Kleingruppen, die die Köpfe zusammenstecken und beratschlagen. Die Teilnehmenden schreiben fleißig. Dann hängen sie die Kärtchen auf und erzählen.

Falsche Glaubenssätze befeuern den Meeting-Wahnsinn


Bei den Glaubenssätzen wird mir schwindelig:

  • „Wer in vielen Meetings sitzt, ist wichtig“
  • „Man darf kein Meeting ablehnen“
  • „Wir brauchen viele Meetings, damit immer alle auf dem aktuellen Stand sind“
  • „Ohne Regelmeetings werden unsere Themen nicht getrieben und die Arbeit geht nicht voran“

Danach beratschlagen die Gruppen, wie es besser geht. Ich berichte, wie es andernorts läuft. Was in anderen Firmen gut funktioniert. Worauf es ankommt. Die Gruppen beratschlagen weiter. Ein Teilnehmer hat eine glänzende Idee, eine junge Frau ergänzt. Langsam wird ein Bild daraus.

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Wie können wir das alte Mindset überschreiben?


Das Bild eines Unternehmens, das alle überflüssigen Meetings konsequent abschafft. Das E-Mails durch Projektchats und Foren ersetzt. Das die virtuelle und asynchrone Kommunikation so ausbaut, dass alle Informationen, Projektstände und Quartalszahlen digital abrufbar sind.

Fünf neue Prinzipien, die die alten Glaubenssätze ablösen sollen:

  1. # asynchrone Kommunikation statt Meeting-Marathon

  2. # Holschuld statt Bringschuld

  3. # Jedes abgesagte Meeting ist ein Geschenk

  4. # Wer feststellt, dass er im falschen Meeting sitzt, soll es sofort verlassen („Gesetz der Füße“)

  5. # Meetings sind nur das letzte Mittel

 

Dann der Erfolg. Ein junger Manager schwärmt:  

Ich werde nicht mehr fragen: „Warum gehst Du nicht ins Meeting - ist es Dir so egal?“

Sondern: „Warum gehst Du in das Meeting, hast Du nichts Wichtigeres zu tun?“

Was hat die größte Wirkung?


Natürlich haben sich die Teilnehmenden am Ende auch einen Satz neuer Meetingregeln gegeben.

Die sind gut und nützlich.

Der ganz große Hebel sind sie nicht: Das sind nämlich schon die fünf neuen Prinzipien.

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